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Découvre comment on a aidé notre client à optimiser la gestion de son évènement annuel...
et éviter de mobiliser 3 personnes en interne sur des tâches chronophages !
Apres 2 éditions, l'équipe organisatrice souhaitait pouvoir mettre en place un processus d’automatisation pour la commercialisation des stands auprès des exposants.
Le constat était clair : toute l'équipe perdait énormément de temps sur les process d'inscription et suivi
Apres 2 editions, l'equipe organisatrice souhaitait pouvoir mettre en place un processus d’automatisation pour la commercialisation des stands auprès des exposants.
Le constat était clair :
Toute l'équipe perdait énormément de temps sur les process d'inscription et suivi tout au long de l'évènement.
à automatiser un maximum de tâches chronophages grâce à un outil no-code :
En tant que chef de projet, Sophie avait fait un super travail en amont sur le détail de ses process actuels.
Une base de travail indispensable pour permettre à notre équipe de comprendre rapidement où et comment l'aider à optimiser le maximum de tâches et alléger son quotidien.
Quelles actions ont été mises en place ?
Gestion des inscriptions simplifiée :
sur la base d'un formulaire d'inscription avec réservation des stands et du mobilier souhaité sur l'espace
Meilleur suivi des règlements et facturation :
les règlements par CB sont déversés dans une table et les soldes sont mis à jour en fonction du montant reçu.
Les factures d'acompte et de solde sont émises automatiquement après règlement.
Envoi automatique des e-mails :
pour le récapitulatif de la commande avec le lien de paiement pour règlement de l'acompte de 50%, relance à J+7 si l'acompte n'a pas été réglé et des relances programmées pour le paiement du solde jusqu'à encaissement…
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Les actions entreprises par Tandem Office ont permis de simplifier considérablement la gestion des inscriptions grâce à un formulaire d'inscription personnalisé.
Ce formulaire a également permis aux exposants de réserver les stands et le mobilier souhaité pour l'événement.
De plus, la gestion des règlements et de la facturation a été grandement améliorée.
Les règlements par carte bancaire étaient automatiquement enregistrés dans une base de données, et les soldes étaient mis à jour en temps réel.
Les factures d'acompte et de solde étaient désormais générées automatiquement après chaque règlement.
En outre, l'équipe a mis en place un système d'envoi automatique d'e-mails, offrant aux exposants un récapitulatif de leur commande et un lien de paiement pour l'acompte de 50 %.
Des relances étaient également programmées pour le paiement du solde jusqu'à son encaissement.
Les résultats de cette collaboration ont donc été significatifs pour le client :
La gestion des inscriptions est devenue plus simple grâce au formulaire personnalisé, réduisant le temps et l'effort nécessaires pour collecter et traiter les informations.
Le suivi des règlements et de la facturation est devenu plus précis et efficace, grâce à l'automatisation des processus.
Les envois automatiques d'e-mails ont non seulement amélioré la communication avec les exposants mais ont également permis d'augmenter le taux de paiement en temps voulu.
Grâce à ces améliorations, l'équipe organisatrice a économisé environ 15 000€, principalement en réduisant les coûts de main-d'œuvre liés à la gestion manuelle des inscriptions et de la facturation.
Mais pas que… ils ont gagné en efficacité, en productivité et en précision, ce qui a eu un impact positif sur la qualité de leur événement annuel !
grâce au No Code et à l'automatisation ?