Laurence Ognibène, fondatrice de VG Délices, a carrément transformé la gestion de son entreprise à l’aide de l’automatisation de tâches grâce à Airtable (notre amour).

Quand l’équipe de Tandem Office a démarré la collaboration avec Laurence, le constat était clair : elle perdait énormément de temps sur les process comptables récurrents.

VG Délices est une petite entreprise assez unique en son genre. C’est en effet la première pâtisserie végétale de Guadeloupe. La fondatrice, Laurence Ognibène, avait à cœur de montrer que la cuisine végétale était non seulement aussi délicieuse, mais aussi utile en termes d’impact sur la planète et notre environnement.

Malgré la crise sanitaire qui a frappé de plein fouet de nombreuses petites et moyennes entreprises, VG Délices a su développer son activité durant cette période et maintenir une place dans le paysage économique. Un développement qui devait absolument être accompagné d’une stratégie pour structurer les processus internes de l’entreprise.

Le Contexte

Avec le développement de VG délices, il fallait absolument améliorer la gestion comptable en proposant une solution adaptée aux besoins de l’entreprise et à ses spécificités.

Et pour pouvoir digitaliser ces processus, Laurence a profité d’un dispositif mis en place par le gouvernement pour accompagner les entreprises, impactées par la crise sanitaire, à couvrir leurs coûts de numérisation.
A l’époque, l’entrepreneuse était formelle :

Je n’avais aucune visibilité sur ma comptabilité. Je voulais avoir une trace de toutes les dépenses de mon entreprise car je n’arrivais pas à collecter ces infos de manière centralisée

Laurence souhaitait donc améliorer le suivi de sa comptabilité et tout cela s’ancrait dans une volonté de se dégager du temps, gagner en productivité en somme se libérer de tâches chronophages.
C’est dans cette optique que VG Délices s’est penché sur une première solution de gestion comptable. Un échec, car l’outil n’était pas adapté et proposait une gestion trop compliquée en comparaison aux besoins de l’entreprise.

Comment Tandem Office à aider VG Délices

à optimiser sa gestion comptable grâce à un outil no-code :

Rester sur un échec ? Il en était hors de question pour Laurence. C’est dans ce contexte qu’il lui a été proposé de participer à un workshop Airtable, une solution no code permettant de créer des bases de données intelligentes.

Il aura fallu de quelques échanges pour que cette coopération devienne fructueuse et que Tandem présente Airtable, une plateforme collaborative en interne pour booster la gestion administrative de VG Délices.

Premier échange :
Laurence avait du mal à comprendre certaines notions encore abstraites pour elle. Automatisation, kézako ?
Ce qu’elle voulait surtout c’était gagner du temps, être plus productive, avoir des process internes plus clairs.

Deuxième échange :
Et ça on connaît ! Alors après une démonstration suivie d’une série de questions et de mises en situation, elle a pu se projeter avec ce nouvel outil.

Ce n’est pas tout. Pour aller plus loin et mieux appréhender la solution, l’équipe de Tandem a accompagné Laurence à la prise en main de Airtable dans le cadre de son activité. Des sessions d’échange pour accompagner l’entreprise, lui ont permis de comprendre comment Airtable pouvait l’aider à résoudre sa problématique et optimiser sa gestion interne.

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Les sessions de workshop sont construites autour de la présentation globale de l’outil, de l’automatisation et enfin une phase de mise en pratique concrète.

Le Workshop Airtable de Tandem Office a été un moment hyper riche en apprentissage

En utilisant Airtable, le but était de créer une sorte de hub centralisant toutes les données et documents nécessaires au bon fonctionnement de VG Délices.
Grâce à l’outil, Laurence a pu bénéficier d’un tableau de bord personnalisé lui offrant une vision complète et en temps réel de la situation de son entreprise.

Les Résultats & Bénéfices :

Airtable m’a permis d’aller plus loin dans l’automatisation de mes tâches, de gagner du temps dans la gestion de mon entreprise et donc de l’argent. L’outil est hyper polyvalent, s’adapte à toutes les situations ! Une très belle découverte grâce à Tandem Office

Les résultats étaient bien au rendez-vous. Laurence ne peut plus se passer de l’interface collaborative et est même heureuse de voir à quel point tous ses employés s’y sont habitués.

Des résultats appréciables, surtout pour la gestion des tâches administratives devenue plus simple. Les employés ont gagné en autonomie et en rapidité pour entrer des informations plus rapidement dans la base de données partagée.

Pour la petite entreprise, l’utilisation de Airtable représente concrètement un gain de temps sur chaque commande. Laurence a constaté un gain de 15 minutes par commande.

En ce qui concerne la comptabilité, elle a remarqué une amélioration non négligeable. Elle gagne pas moins de 25h par mois, résultat conséquent pour une petite entreprise où la polyvalence est nécessaire.

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